Модуль "Заказы" предназначен для ведения учета продаж товаров и услуг вашей компании. Вы можете отслеживать статусы по каждому товару в заказе, управлять доставками до покупателя и вести учет платежей по заказу.
Оглавление
- Список заказов
- Создание заказа
- Архивация и удаление заказа
- Рабочая область
- Покупатель
- Справочник покупателей
- Оплата по заказу
- Работа с товарами в заказе
- Упрощенная схема работы с заказами
- Доставка товаров
- Услуги по заказу
- Все доставки по заказу
- Платежи по заказу
- Документы по заказу
- Сводная информация по заказу
- Комментарии
Список заказов
Чтобы перейти в модуль, в левом меню необходимо нажать на кнопку “Заказы“ и система перенаправит вас на список заказов.

В списке заказов отображаются все заказы по всем покупателям с основной информацией:
- номер заказа — порядковый номер заказа в вашей компании;
- дата — дата создания заказа;
- статус — текущий статус заказа, зависит от статусов товаров в этом заказе;
- стоимость — общая стоимость заказа с учётом всех скидок, услуг и доставок;
- клиент - покупатель, на которого оформляется заказ.

Также вы можете вывести дополнительные столбцы:
- канал продаж — маркетплейсы, интернет-магазин или розница;
- способ оплаты;
- форма оплаты;
- ответственный сотрудник.
Для этого нажмите на кнопку в виде "шестерёнки" в шапке таблицы.

Для быстрого нахождения нужного заказа вы можете воспользоваться поиском.

Обратите внимание, что существуют два списка заказов:
- активные — заказы, которые сейчас в работе;
- в архиве — заказы, которые вы перенесли в архив.

Система не переводит заказы в архив автоматически. Как перевести заказ в архив смотрите ниже в этой статье.
Создание заказа
Чтобы создать новый заказ, необходимо нажать на кнопку “+ Создать заказ“. При клике на кнопку откроется страница нового заказа.

Также заказ можно создать из левого меню по клику на кнопку с иконкой "+". При клике на кнопку откроется страница нового заказа.

Архивация и удаление заказа
Для того, чтобы перенести заказ в архив, вы можете нажать на кнопку "Архивировать заказ". Он не будет удален и попадет в специальную секцию "В архиве" в списке заказов.
В архивном заказе невозможно производить действия.
Вы всегда можете его восстановить, нажав на соответствующую кнопку.

Для удаления заказа переведите его в архив, а затем нажмите на кнопку "Удалить заказ". Заказ будет удален без возможности восстановления.

Рабочая область

Вы можете установить ответственного за заказ в поле “Ответственный", а также указать канал, через который поступил новый заказ.
Покупатель
В блоке клиент вы можете выбрать существующего покупателя из справочника покупателей, который есть у вас в компании.

Справочник покупателей
В справочник покупателей можно попасть по кнопке с тремя точками справа от поля покупатель. При клике на кнопку откроется окно со справочником, в котором вы можете добавить, отредактировать или удалить покупателя.

Для добавления покупателя нажмите на кнопку “+ Добавить покупателя“.

При клике в правой части отобразятся поля для заполнения. Обязательно выберите тип: физлицо или юрлицо и заполните необходимые данные. Для сохранения данных нажмите на кнопку “Сохранить“.

Чтобы удалить покупателя, нажмите на кнопку “Удалить покупателя“. Обратите внимание, что покупатель удалится без возможности восстановления.

Для нахождения определённого покупателя вы можете воспользоваться поиском.

Чтобы прикрепить покупателя к заказу, необходимо в поле "Покупатель" из выпадающего списка выбрать покупателя из справочника и нажать кнопку “Сохранить“.

Если заказ будет получать другой человек, то установите галочку “Получит другой человек“ и заполните поля "Получатель" и "Телефон получателя". Для сохранения данных нажмите на кнопку "Сохранить".

Оплата по заказу
В блоке оплаты вы можете установить форму оплаты и выбрать способ оплаты.

Для установки формы оплаты и способа оплаты выберите в выпадающих списках необходимые значения и нажмите на кнопку “Сохранить“
В системе Суфит предустановлены такие способы оплаты, как наличные и банковская карта, но вы можете указать свои в блоке "Настройки модуля "Заказы" в разделе “Администрирование компании“ -> "Настройки".

Работа с товарами в заказе
Вкладка товары необходима для добавления товаров в заказ и работе с ними.
Добавление товара
Добавление товара происходит по кнопке “+ Добавить товар“

При клике на кнопку открывается окно, в котором необходимо выбрать товар, указать количество и тип товара.

Если вы хотите продать уцененный товар, то установите галочку "Уценка".

После нажмите на кнопку “Добавить“.
После добавления товар отобразится в товарной части заказа.

Товарная часть заказа отображает основные данные:
- наименование товара с фото — наименование товара на складе;
- статус — в столбце будет отображаться статус и кнопки возможных действий по товару в зависимости от статуса;
- доставка — информация о доставке товара;
- количество — количество реализуемого товара в рамках заказа;
- цена — цена продажи товара. Устанавливается равной цене из карточки товара;
- цена со скидкой — цена продажи товара со скидкой. Устанавливается равной цене со скидкой из карточки товара;
- стоимость со скидкой — рассчитывается автоматически. исходя из полей "Количество" и "Цена со скидкой".
Все действия по подготовке, доставке и выдаче товара покупателю осуществляются с помощью кнопок в столбце “Статус“.

Взятие товара в резерв
Если товар в наличии, то в столбце "Статус" отображается кнопка “Взять в резерв“. Это действие обозначает временное закрепление товаров за конкретным заказом до его выдачи или снятия с резерва. Это действие необходимо для того, чтобы товар не был случайно продан в рамках другого заказа. Когда товар взят в резерв, с определенного склада списываются остатки этого товара в количестве, равном резервному. Текущее количество товаров в резерве можно увидеть в списке товаров в столбце "В резерве".

При клике на кнопку "Взять в резерв" открывается окно, в котором необходимо решить, на каком или на каких складах товар будет зарезервирован.

В окне отображается таблица с данными:
- товар, который берется в резерв;
- количество в заказе — количество товара, которое было добавлено в заказ;
- склад — склад, на котором товар будет взят в резерв.
- остаток на складе — при выборе определённого склада отображается остаток данного товара определённого типа на складе с возможностью обновления;
- зарезервировать — поле для ввода количества резерва товара на определённом складе;
Обратите внимание, что вы можете зарезервировать один товар на нескольких складах.

Чтобы взять в резерв товар на нескольких складах одновременно, необходимо нажать на кнопку "+ Добавить". Появится новая строка, в которой можно будет указать необходимые данные.

После всех действий нажмите на кнопку “Сохранить“.
Подбор товара на складе
Когда товар был взят в резер, идёт процесс подбора товара на складе. Если товар зарезервирован на том же складе, с которого планируется его отгружать курьеру или покупателю, вы можете начать подбор на том же складе. Если же вам необходимо отгрузить товар с другого склада, на котором товар невозможно взять в резерв из-за отсутствия нужного количества остатков, вы можете переместить товары.

Для этого нажмите на кнопку "Начать подбор" и выберите необходимое действие.

Если в окне вы выбрали значение "Переместить на другой склад", то вам отобразятся поля "Склад отправления" и "Склад назначения". Выберите склад, на который хотите переместить товар, и нажмите "Переместить".

В случае, если в настройках компании включена опция "Упрощенное перемещение товаров", перемещение произойдет моментально без использования модуля "Перемещения". Если же вам необходим детальный учет перемещения, выключите эту опцию в настройках. В этом случае будет создано новое перемещение с этим товаром, и все дальнейшие действия с перемещением будут управляться в модуле "Перемещения".
Обратите внимание, что с этого момента вы не сможете вручную менять статусы товара в заказе. Вся работа с перемещением будет проводиться в модуле "Перемещения". Вы можете перейти по ссылке на соответствующее перемещение.

После завершения подбора товара или перемещения на соответствующий склад товар попадает в статус “Готов к выдаче“ или ”Готов к доставке”, в зависимости от выбранного типа доставки для этого товара.

Для выдачи или передачи товара в доставку нажмите соответствующую кнопку. После выдачи или доставки товара конечному покупателю строка с товаром будет окрашена в зеленый цвет.

После того, как товар выдан или доставлен, вы можете оформить возврат на этот товар. Для этого нажмите на кнопку "Оформить возврат".

При клике на кнопку открывается окно с полями, которые необходимо заполнить:
- количество — укажите количество возвращаемого товара;
- действие — возможны три варианта: “Возврат денежных средств“, “Заменить товар на новый“ и “Подобрать замену среди других товаров“;
- сумма к возврату — изначально устанавливается цена, за которую покупатель приобрёл товар;
- причина возврата — введите причину возврата и кликните в выпадающем списке на неё или создайте свою причину возврата в разделе "Администрирование компании" -> "Настройки";
- комментарий — укажите комментарий, если это необходимо.

После заполнения всех данных и нажатия на кнопку "Создать возврат" создаётся возврат, с которым можно работать и отслеживать в модуле "Возвраты". Также в заказе будет ссылка на связанный возврат. Товар будет иметь статус "Возврат" с указанием причины и действия, которое запросил покупатель.

Обратите внимание, что настроить причины возврата вы можете в разделе "Администрирование компании" в блоке "Настройки модуля Возвраты".

В случае, если клиент отказался от товара, вы можете нажать на кнопку "Отказались от товара". В этом случае товар возвращается на остатки склада, на котором сейчас взят в резерве.
Упрощенная схема работы с заказами
Через раздел "Администрирование компании" вы можете настроить вашу работу с заказами:
- упрощённая схема работы с товарами подразумевает более быстрое движение товаров по статусам к конечному состоянию. Подходит для компаний с хорошо налаженными процессами и быстрым движением товаров;
- упрощённое перемещение товаров упраздняет работу модуля “Перемещения“, и товары перемещаются между складами моментально.

Доставка товаров
Вы можете добавить доставку как на все товары, так и по отдельности. Доставку на конкретный товар можно указать, нажав на кнопку “+ Доставка“ в столбце "Доставка".

При клике на кнопку "+ Доставка" откроется окно для создания доставки:

Выберите способ доставки. В системе Суфит предусмотрены три способа доставки: курьер, постамат и самовывоз. Однако вы можете добавить собственные способы доставки в разделе "Администрирование компании" -> "Настройки" -> "Настройки модуля Заказы".

Если вы выбираете доставку, отличную от самовывоза, то появляются поля:
- город;
- адрес доставки;
- стоимость в валюте компании;
- скидка — укажите скидку в рублях или в процентах.
Справа отображаются товары, которые будут доставлены этим способом. Для добавления товаров в доставку выберите необходимый товар и нажмите на кнопку “Добавить товар“.
Для сохранения данных нажмите на кнопку "Добавить".

В столбце “Доставка“ у вас отобразится только что созданная доставка этого товара. Вы также можете найти эту доставку во вкладке "Доставка".

При клике на слово “Доставка“ вы сможете перейти в окно редактирования доставки.
Отвязать доставку от товара можно по кнопке в виде "крестика" или нажатием на корзинку в окне в столбце “Доставка“ или на корзинку в окне редактирования доставки.

Для удаления доставки откройте окно редактирования доставки и нажмите на кнопку "Удалить доставку".
Услуги по заказу
Вкладка “Услуги“ необходима для добавления и учета услуг в заказе. Например, вы можете добавить услугу "Подъем на этаж" или "Сборка мебели", чтобы учесть эти услуги в сумме заказа.

Для добавления услуги нажмите на кнопку “+ Добавить услугу“

В открывшемся окне заполните данные:
- услуга — выберите услугу, которую вы ранее создали в справочнике услуг;
- цена за услугу — изначально подставляется цена, которая указана в справочнике услуг, но вы можете ее изменить, если это необходимо;
- количество — количество единиц оказываемой услуги;
- стоимость — стоимость заполняется автоматически, исходя из цены и количества, но вы можете ее изменить, если это необходимо;
- скидка — при необходимости установите скидку в процентах или валюте компании;
- комментарий — укажите комментарий, если это необходимо.

Нажмите на кнопку “Добавить“. Добавленная услуга отобразится во вкладке “Услуги“

Эта услуга будет учитываться при расчёте общей стоимости заказа в блоке со сводной информацией по заказу.
Все доставки по заказу
Вкладка “Доставка“ необходима для добавления доставки товаров, которые добавлены в заказ. Здесь вы можете добавить новую доставку и просматривать ранее созданные доставки.

Для добавления доставки нажмите на кнопку “+ Добавить доставку“.

В открывшемся окне выберите действие:
- создать новую доставку;
- добавить товары в существующую доставку.

Затем выберите способ доставки. Для настроек возможных способов доставки в вашей компании перейдите в раздел "Администрирование компании" -> "Настройки".

В зависимости от выбранного способа доставки следующие поля для заполнения будут отличаться. Если в качестве способа доставки выбран "Самовывоз", то вам предлагается выбрать склад, с которого будет производиться самовывоз.

Если был выбран любой другой способ доставки, отличный от самовывоза, то ниже появятся поля:
- город — город доставки;
- адрес доставки — вы можете указать полный адрес доставки;
- стоимость — укажите стоимость доставки в валюте компании;
- скидка — если необходимо, вы можете указать скидку на доставку в рублях или в процентах;
Справа отображаются товары, которые вы хотите добавить в доставку. Добавьте необходимые товары в доставку и нажмите на кнопку "Добавить". После добавления доставка будет отображаться в списке во вкладке "Доставка".

Отвязать доставку от товара можно по кнопке в виде "крестика" в столбце “Доставка“ во вкладке "Товары" или нажатием на корзинку в окне редактирования доставки напротив товара.
Для удаления доставки откройте окно редактирования доставки и нажмите на кнопку "Удалить доставку".
Платежи по заказу
Раздел необходим для учета платежей и выплат по заказу. Здесь отображаются как вручную добавленные платежи, так и сформированные системой автоматически.

Добавление платежа происходит по кнопке “+ Добавить платёж“.

В открывшемся окне необходимо заполнить данные:
- тип платежа: приход или расход в зависимости от того, получаете вы деньги или отправляете;
- укажите дату платежа — изначально установлено сегодняшнее число;
- выберите валюту компании — изначально выбирается валюта компании, но вы можете это изменить;
- сумма платежа — укажите сумму платежа;
- вы можете установить галочку “Валюта внешнего контрагента отличается“, если валюта, в которой совершается платеж, отличается от валюты вашей компании.
- описание — введите назначение платежа, чтобы впоследствии не допустить ошибок;
- платёжный документ — при необходимости прикрепите платежный документ.

При нажатии на кнопку “Сохранить“ платёж добавится в возврат.

При нажатии на строку с платежом в списке у вас есть возможность отредактировать или удалить его.

Документы по заказу
Раздел необходим для хранения документов по заказу. Сохраняйте здесь акты, договоры, платежные и прочие документы.

Добавление документов происходит по кнопке “+ Добавить документ“.

При клике на кнопку открывается окно, в которое нужно загрузить файл и оставить комментарий к этому файлу (по желанию).

После сохранения документ будет отображаться в списке документов во вкладке “Документы“.

Сводная информация по заказу
Под таблицей с товарами и услугами располагается сводная информация по заказу. Здесь вы можете найти такую информацию, как:
- стоимость всех товаров в заказе — сумма всех значений столбца "Стоимость со скидкой" в товарной части;
- стоимость услуг — сумма всех услуг с учётом скидки;
- стоимость доставки — сумма всех доставок с учётом скидки;
- разовая скидка — указывается на всю сумму товаров, услуг и доставок либо в валюте компании, либо в процентах.
- итого — сумма стоимостей товаров, услуг и доставок с учетом всех скидок, включая разовую.

Комментарии
Раздел необходим для общения между пользователями компании, занесению каких-то заметок и т.д

У вас остались вопросы?
Изучите другие наши статьи в разделе помощь или напишите нам на почту support@sufit.ru, и мы с удовольствием вам ответим!