Помощь

Закупки товаров у поставщиков

Модуль закупок необходим для формирования и отслеживания процесса закупок товаров у поставщиков.

Оглавление

Чтобы перейти в модуль, в левом меню необходимо нажать на кнопку “Закупки“.

Список закупок

В списке закупок отображаются все закупки по всем поставщикам с основной информацией:
  • номер закупки;
  • дата создания закупки;
  • текущий статус закупки;
  • поставщик, у которого совершается закупка;
  • общая стоимость всех товаров в закупке в валюте поставщика;
  • стоимость доставки товаров, которую вы занесли в закупку. Если в закупке несколько доставок, то будут отображены все в соответствующей валюте.
Также вы можете отобразить дополнительные столбцы, кликнув по кнопке в виде шестерёнки:
  • склад приёмки — ваш склад, на который планируется доставка товаров по закупке;
  • ответственный — сотрудник, которого вы указали ответственным за эту закупку;
Дополнительно вы можете воспользоваться фильтрами поиска нужной закупки:
  • поиск по номеру и поставщику;
  • фильтр по поставщику — отобразятся все закупки по данному поставщику;
  • фильтр по статусу — отобразятся все закупки в данном статусе.
Обратите внимание, что существуют два списка закупок:
  • активные — закупки, которые сейчас в работе;
  • в архиве — закупки, которые вы перенесли в архив.
Система не переводит закупки в архив автоматически. Как перевести закупку в архив, смотрите ниже в этой статье.

Создание закупки

Чтобы создать новую закупку, необходимо нажать на кнопку “+ Создать закупку“.
При клике на кнопку откроется окно, в котором необходимо указать поставщика, у которого планируется закупка.
Закупка создаётся в статусе “Черновик“, ответственным автоматически становится создатель закупки.

Архивация и удаление закупки

Для того, чтобы перенести закупку в архив, вы можете нажать на кнопку "Архивировать закупку". Она не будет удалена и попадет в специальную секцию "В архиве" в списке закупок.
В архивной закупке невозможно производить действия по закупке.
Вы всегда можете ее восстановить, нажав на кнопку "Разархивировать закупку".
Для удаления закупки переведите ее в архив, а затем нажмите на кнопку "Удалить закупку". Закупка будет удалена без возможности восстановления.

Статус "Черновик"

В статусе “Черновик“ вы наполняете закупку товарами, которые планируете закупить у поставщика. Процесс похож на заполнение корзины в интернет-магазине.
В статусе “Черновик” у вас есть возможность:
  • изменить поставщика, если вы ошиблись с выбором при создании;
  • назначать ответственного сотрудника, который будет курировать закупку;
  • установить склад назначения — изначально устанавливается склад, который вы выбрали главным у себя в компании.
Добавление товаров
Добавление товаров происходит по кнопке “+ Добавить товары“.
При клике на кнопку открывается правая панель, в которой отображаются все товары, привязанные к этому поставщику, с наименованиями, ценами и артикулами.
Нажмите на стрелку слева от необходимого товара, чтобы добавить товар в закупку. Вы также можете перетянуть товар с помощью мыши в область списка товаров.
Воспользуйтесь поиском товаров по наименованию или артикулу, чтобы быстро найти нужный товар.
В закупку товар добавляется с количеством, равным единице. Если несколько раз добавить товар в закупку, то всё количество добавится в одну строку.
В списке товаров в закупке вы можете изменить количество на нужное, изменить цену и общую стоимость за всё количество. При изменении стоимости цена будет изменена пропорционально количеству.
Чтобы удалить товар, нажмите на кнопку в виде “корзинки“ справа в строке с товаром.
После того, как вы сформировали корзину, перейдите в следующий статус, нажав на кнопку "Начать согласование".

Статус "На согласовании"

В этом статусе вам необходимо согласовать товарную часть закупки с поставщиком и при необходимости внести изменения.
Вы можете вернуться в предыдущий статус, если в этом есть необходимость.
В статусе “На согласовании” у вас есть возможность:
  • поменять ответственного;
  • поменять склад назначения;
  • отредактировать товарную часть: поменять количество, цену, стоимость, удалить товар, добавить новый товар.
Обратите внимание, что в этом статусе уже невозможно изменить поставщика.
Для более удобного согласования с поставщиком товаров используйте кнопку “Скачать заявку на поставку“. При клике система сформирует для вас документ в формате “.xlsx“, который вы в дальнейшем сможете отправить поставщику. В документе будут указаны оригинальные наименования и артикулы.
После того, как поставщик утвердил список и подтвердил, что все товары в наличии, и он готов их отправлять, переходите в следующий статус.

Статус "В оплате"

*при условии, что поставщик работает по предоплате
В этом статусе происходит оплата товаров и доставки при необходимости. Занесите все платежи в специальный раздел "Платежи".
В статусе “В оплате” у вас есть возможность:
  • поменять ответственного;
  • поменять склад назначения.
Обратите внимание, что редактирование товарной части невозможно. Вы также можете вернуться на предыдущий статус, если это необходимо.
После внесения оплаты по закупке поставщик должен сообщить вам, что товары отправлены. Переходите к следующему статусу "В пути".

Статус "В пути"

Статус “В пути“ подразумевает под собой физическое перемещение товаров от поставщика на ваш склад назначения.
В статусе “В пути” у вас есть возможность:
  • поменять ответственного;
  • поменять склад назначения.
Обратите внимание, что редактирование товарной части невозможно. Вы также не можете вернуться на предыдущий статус.
Добавьте доставку в закупку, указав ее стоимость, ожидаемую дату доставки, трек- номер и сайт для отслеживания посылок, если он имеется.
Когда товары приехали на ваш склад, пора переходить к приемке. Для этого нажмите на кнопку “Начать приемку“ под соответствующим статусом.

Статус "Приёмка складом"

В этом статусе вам необходимо проверить, те ли товары прислал поставщик, в нужном ли количестве и есть ли среди товаров бракованные.
В статусе “Приёмка складом” у вас есть возможность:
  • поменять ответственного;
  • поменять склад назначения.
Вы можете вернуться на предыдущий статус, если это необходимо.
В товарной части вам необходимо указать количество в каждом столбце в зависимости от прихода товара:
  • принято — количество товара, не имеет недостатков и полностью соответствует товарному виду. Эти товары отправятся на остаток на склад назначения;
  • брак — товар не соответствует товарному виду и не может быть продан по разным причинам или может быть продан в качестве уценки. Укажите общее количество таких товаров, а решить, что с ними делать, вы сможете на этапе "Решения расхождений";
  • излишек — товар, который пришёл сверх нормы. Например, вы договорились с поставщиком на 5 единиц товара, но при приёмке выяснилось, что товара пришло 7 штук. В таком случае 2 штуки этого товара и будут являться излишком. Решить, что с ними делать, вы сможете на этапе "Решения расхождений";
  • Недостача — рассчитывается автоматически в зависимости от значений в столбцах "Принято" и " Брак". Решить, что с ними делать, вы сможете на этапе "Решения расхождений";
Проверьте корректность заполненных данных и в конце строки нажмите на кнопку “Принять“. Этим действием вы подтверждаете, что количество внесено верно, и позиция окрасится в соответствующий цвет:
  • красный — есть расхождения приёмки с количеством в закупке;
  • зелёный — нет расхождений, количество в приёмке равно количеству в закупке.
Вы в любой момент сможете поменять своё решение, нажав на кнопку “Изменить“.
Вы также можете выделить сразу несколько товаров с помощью чекбоксов слева и нажать на кнопку "Принять товары по плану", если вы уверены, что товары пришли ровно в том количестве, которое было указано на этапе согласования.
Если вам пришёл товар, который вы не заказывали, то добавьте этот товар по кнопке “+ Добавить товар, которого нет в закупке“.
Откроется окно, в котором можно выбрать товар из существующих или указать другой товар и количество этих товаров.
Обязательно обратите внимание на галочку “Не учитывать в акте расхождений“. Этот функционал нужен для того, чтобы в статусе "Решение расхождений" этот товар не учитывался. Например, если поставщик отправил вам эти товары в качестве подарка или товар являлся заменой бракованных в предыдущих закупках, вам не нужно решать расхождения по такому товару.
При добавлении товара, которого нет в вашей компании по данному поставщику, укажите:
  • наименование товара;
  • артикул, если вы установили галочку "Поставить на склад";
  • количество.

Обратите внимание на галочку "Поставить на склад". Изначально устанавливается в активное положение. Если вам по какой-то причине не нужно поставлять товар на склад, то снимите "галочку".
Любой неплановый товар есть возможность удалить из закупки. В товарной части нажмите на строку с неплановым товаром и в открывшемся окне нажмите на кнопку "Удалить".
Также вы можете распечатать документ по принятым или ещё не принятым товарам. Для этого нажмите на кнопку “Распечатать“.
Укажите необходимые настройки для документа:
  • выводить непринятые товары - в документ попадут товары, которые ещё не приняты;
  • выводить принятые товары - в документ попадут товары, которые уже принимались;
  • включать в документ только плановые товары - в документ попадут только те товары, которые были изначально в закупке;
  • выводить показатели приёмки - в документе будет отображаться количество принятого товара.
После того, как все товары будут приняты, вы можете переходить в следующий статус. Если хотя бы по одному товару есть расхождения, то в блоке статусов появится специальный статус "Решение расхождений". В случае, если все товары приняты по плану, то этого статуса не будет.

Статус "Решение расхождений"

В этом статусе вам предстоит разобраться, какие действия необходимо совершить с браком, излишком и недостачей по закупке.
В статусе “Решение расхождений” у вас есть возможность поменять ответственного.
Вы не можете вернуться на предыдущий статус.
В товарной части вам необходимо решить расхождения по каждому из товаров.
Чтобы решить расхождения, нужно нажать на кнопку “Решить“ напротив товара. Товары, по которым не нужно решать расхождения. будут расположены внизу товарной части.
При нажатии на кнопку "Решить" вам откроется окно, в котором вы сможете выбрать необходимое вам решение. В блоке "Расхождения" указаны все расхождения по текущему товару. Нажмите на кнопку “+ Добавить решение“, и в списке решений отобразится строка.
В этой строке необходимо заполнить:
  • тип расхождения. Если расхождение по товару одного типа, то он проставляется автоматически без возможности изменения;
  • решение — выберите решение из предложенных вариантов;
  • количество — укажите количество, которое необходимо распределить в соответствии с выбранным решением;
  • комментарий — при необходимости укажите комментарий.
Вы в любой момент сможете удалить данное решение , нажав на иконку в виде “корзинки“.
При сохранении и полном решении расхождений по данной позиции она окрасится в зелёный цвет.
Также обратите внимание на позиции, на которых указаны лейблы:
  • неплановый товар — обозначает, что товара не было изначально в закупке и вы добавили его при приёмке;
  • не учитывать в акте о расхождениях — это значит, что вы выбрали “галочку“ не учитывать в акте и по этому товару не нужно решать расхождения;
  • не поставлять на склад — обозначает, что вы решили не ставить этот товар на остатки на склад и можете распорядиться им по своему усмотрению;
Решение расхождений не является обязательным. Если вы не хотите решать расхождения, то перейдите в следующий статус. Однако помните, что расхождения по товарам не поставятся на склад.
После решения необходимых расхождений вы можете перейти в следующий статус. После перехода в следующий статус все расхождения распределяются в соответствии с выбранными решениями.

Статус "Завершена"

Статус “Завершена“ подразумевает под собой окончание работы по закупке. Все денежные расчёты проведены, товары приняты и решены расхождения.
Вы можете изучить результаты приёмки и решения расхождений по товарам. Для этого вы можете нажать на строку с конкретным товаром.
Для вывода дополнительных столбцов в таблицу нажмите на кнопку в виде “шестерёнки“ и выберите интересующие вас столбцы.

Дополнительные разделы

Комментарии

Раздел необходим для общения между пользователями компании, занесения заметок и уточнений по закупке.

Документы

Раздел необходим для хранения документов по закупке. Сохраняйте здесь договор на поставку, лист согласования, акт приемки и прочие документы.
Добавление документов происходит по кнопке “+ Добавить документ“.
При клике на кнопку открывается окно, в которое нужно загрузить файл и оставить комментарий к этому файлу (по желанию).
После сохранения документ будет отображаться в списке документов во вкладке “Документы“.

Доставка

Раздел необходим для учета доставок по закупке. Вы можете добавить сюда одну или несколько доставок, указав стоимость, трек -номер и сайт для отслеживания доставки.
Добавление доставки происходит по кнопке “+ Добавить доставку“.
В открывшемся окне необходимо заполнить данные:
  • ожидаемая дата доставки — изначально установлена сегодняшняя дата, поменяйте в соответствии с ожидаемой датой;
  • описание — укажите основные данные по доставке, это поле обязательное;
  • валюта — установите валюту, в которой вы осуществляете оплату за доставку;
  • стоимость доставки — укажите сумму, которую вы платите за доставку в валюте, выбранной ранее
  • трек -номер — укажите трек-номер посылки при наличии;
  • сайт для отслеживания отправления — укажите сайт для отслеживания посылки при наличии. Если у вас указан трек-номер и сайт для отслеживания (в формате https://site.ru ), то в списке доставок вы сможете нажать на трек- номер и вас перенаправит на сам сайт для отслеживания вашей посылки;
  • документ — при необходимости прикрепите документ к доставке.
При нажатии на кнопку “Сохранить“ доставка добавится в закупку.
При открытии доставки из списка у вас есть возможность отредактировать или удалить доставку.

Платежи

Раздел необходим для учета всех платежей по закупке. Добавляйте здесь оплату за товары, расходы на доставку, сопутствующие расходы или возвраты средств от поставщика в случае решения расхождений.
Добавление платежа происходит по кнопке “+ Добавить платёж“.
В открывшемся окне необходимо заполнить данные:
  • тип платежа: приход или расход в зависимости от того, получаете вы деньги или отправляете;
  • укажите дату платежа — изначально установлено сегодняшнее число;
  • выберите валюту компании — изначально выбирается валюта компании, но вы можете это изменить;
  • сумма платежа — укажите сумму платежа;
  • вы можете установить галочку “Валюта внешнего контрагента отличается“, если валюта вашей компании отличается от валюты поставщика. Например, вы покупаете товар из Китая, и валюта поставщика юани. При установке данной галочки у вас откроется блок с выбором валюты контрагента и ручной установкой курса валют;
  • описание — введите назначение платежа, чтобы впоследствии не допустить ошибок;
  • платёжный документ — при необходимости прикрепите платежный документ.
При нажатии на кнопку “Сохранить“ платёж добавится в закупку.
При нажатии на строку с платежом в списке у вас есть возможность отредактировать или удалить его.

У вас остались вопросы?

Изучите другие наши статьи в разделе помощь или напишите нам на почту support@sufit.ru, и мы с удовольствием вам ответим!
Made on
Tilda